A partir de Windows 95, cuando un archivo se borra va a la Papelera de reciclaje. Una vez ahí, y para eliminarlo completamente hay que vaciar la papelera, o presionar la tecla Mayúsculas junto con la de Suprimir para borrar definitivamente un archivo. Realizada esta acción, desaparecerá. Y el usuario creerá que los datos ya no están en la PC.

Esta es una verdad a medias: porque si bien el archivo ya no está en la Papelera y el sistema operativo sostiene que no existe, todavía, de alguna manera, está grabado en el disco duro. Esto es así por la forma en que el sistema registra la ubicación de los archivos. Windows 9x usa la FAT ( File Allocation Table , o tabla de ubicación de archivos). Que es ni más ni menos que un índice, que registra la ubicación en el disco rígido del primer cluster donde está guardado el archivo en cuestión. Un cluster es un conjunto de sectores del disco que contiene información con un peso desde 2048 y hasta 32.768 bytes. Resumiendo esto sencillamente podemos decir que el archivo que ha sido eliminado de la papelera no se destruye definitivamente hasta que haya la necesidad de usar el espacio que ocupa para guardar otro archivo.

Cuando un archivo se borra lo que hace el sistema operativo es quitar del índice (FAT) la entrada que avisa dónde comienza. Los datos en sí, sin embargo, siguen allí, porque es más rápido modificar el índice (FAT) que cambiar el estado magnético de cada bit asignado a ese archivo. Como el sistema operativo considera que esa zona del disco está vacía, si necesita el espacio lo usará. Es decir, si no figura en el índice (FAT), para la PC el cluster está vacío.
Pero (lo más importante) de este índice es que hasta que Windows no grabe sobre esa parte del disco, la información continuará allí. Por eso es importante tomar ciertos recaudos en forma inmediata cuando se ha cometido un error.

Primer Paso para recuperar información: ¡No desesperase!.
Hay que estar sereno para seguir los otros pasos según el caso.

Caso 1
¿Qué hacer, si se vació la papelera y se da cuenta, con horror, que allí estaba un archivo importante?
Primero, deja de trabajar con la PC. Casi cualquier tipo de actividad hace que el sistema operativo escriba datos en el rígido y aumenta las probabilidades de que el sector modificado del disco sea uno que corresponde al archivo perdido.

Segundo, Debes actuar con rapidez. Intentar recuperar un archivo borrado varios meses atrás es una tarea inútil.

Tercero, Hay que activar alguna de las aplicaciones dedicadas a la recuperación de archivos. El viejo DOS disponía del comando undelete para restaurar datos borrados; a partir de Windows 95 esta opción no está disponible en la instalación usual, porque se incluye la Papelera de reciclaje .

Para ayudarte a recuperar información hay aplicaciones desarrolladas por terceros, como los gratis:
Drive Rescue , Restoration ,que pueden ejecutarse desde un diskette sin instalar), o la opción UnErase del Norton Utilities,pero que tiene un costo de US$ 49,95.

Todos estos programas hacen básicamente lo mismo: buscan en el disco duro archivos que no están mencionados en indice (FAT), cluster por cluster. Dependiendo de su tamaño habrá más o menos probabilidades de recuperar íntegro el archivo:
En general, los programas de recuperación de datos informan sobre la integridad de la información, para que el usuario sepa a qué atenerse. La operación del archivo suele ser simple: se lo selecciona y se define un directorio donde debe ser restaurado (preferentemente, en otro disco, para evitar el riesgo de sobreescribir los datos). El programa se encargará del resto.

Caso 2 El backup

Si la desaparición del archivo fue involuntaria (porque se colgó el programa o el sistema operativo, o se cortó la luz), aquí el problema es otro. Si se estaba trabajando con algo que no estaba grabado en el disco duro, un corte de luz lo eliminará en forma completa.

Pero muchos programas guardan datos de manera periódica en el disco, en forma de archivos temporales (con extensión .tmp ). Si la máquina se colgó o se apagó de manera incorrecta (sin cerrar la sesión), lo que deberás hacer es:

Primero, dejar de trabajar en el computador.
Segundo, realizar una búsqueda de los temporales (desde Inicio>Buscar y digitar en la ventana: *.tmp ) y tratar de abrirlos con el bloc de notas. Este truco, sin embargo, es útil sólo para archivos de texto.

La mayoría de las aplicaciones modernas, además, permite hacer dos operaciones muy valiosas a la hora de salvaguardar su información, y que suelen estar desactivadas.
Una es configurar el programa para que grabe cada cierto tiempo y de manera automática el archivo donde entamos trabajando. En word esto se hace en: Herramientas -opciones- guardar. De esta manera también se puede ordenar que siempre se registre un backup, es decir una copia de la última versión grabada del documento. Si por alguna razón el original se corrompe, siempre queda la copia.

El Office de Microsoft almacena además un temporal del archivo. Si el Word se colgó, la próxima vez que lo use es probable que le muestre una versión parcial del archivo que estaba en uso, con la leyenda Recuperado . Quizá no esté actualizado hasta la última acción tomada por el usuario, pero es útil.
Hay, entonces, una regla de oro para seguir: grabar como un acto reflejo. Así, si la máquina tiene un problema, los datos estarán a salvo en el disco. Si por nuestracomputadora pasa muchísima información que no puede recuperarse fácilmente, lo mejor es hacer una copia de respaldo de los archivos de la PC a otro soporte de almacenamiento: un disco duro secundario, un diskette, un Zip o un CD-ROM, según el tamaño o la cantidad de archivos que se quiera resguardar.

adaptado de: http://www.lanacion.com.ar