Adquisición Estandarizada de Equipos Informáticos en la UPCH
Actualizado al 01 de agosto del 2012
Se detalla el procedimiento vigente para adquisiciones de equipo informático (incluyendo computadores e impresoras) en la UPCH.
La UPCH, particularmente DGA en coordinación con DUI, efectúa con periodicidad anual o semi-anual adquisiciones mayoristas de equipo informático. Dichas adquisiciones tienen ventajas para la UPCH, tanto de precio inmediato directo, costos de la evaluación técnica, y el costo posterior de mantenimiento.
Los pedidos de equipo informático, solicitados con cargo a los diferentes centros presupuestales, se reciben en la División de Logística, la cual requiere del VoBo de la DUI para proceder a la adquisición.
DUI evalúa los pedidos, precisa la especificación técnica, de acuerdo al cuadro de modelos estándar
- determina su correspondencia con los modelos adquiridos que se encuentren en stock en Almacén, o en caso de haberse agotado el stock,
- consolida el pedido hasta la siguiente adquisición mayorista.
El consolidado de especificaciones se emplea para elaborar los términos de referencia de la adquisición mayorista, y en el proceso de selección de proveedor. Si el caso lo requiere, DUI puede precisar con los usuarios necesidades puntuales.
Se recomienda de manera enfática a las distintas Unidades Operativas que planifiquen la mayor parte de sus necesidades de equipo informático de manera que se incorporen a los consolidados mayoristas anuales.
Para las necesidades de equipo informático que surjan durante el periodo entre compras mayoristas, para los cuales los plazos no permiten esperar, y en caso no sea posible reasignar temporalmente equipo dentro de la universidad, podrá realizarse compras individuales contra los respectivos centros de costo. Sin embargo, las solicitudes para los procesos individuales deberán ceñirse a las especificaciones correspondientes a los modelos estándar que adquiere la UPCH. Los costos minoristas pueden ser, en este caso, mayores.
La solicitud de modelos diferentes al estándar solo procede en dos circunstancias:
- El equipo es muy especializado (por ejemplo, una maquina de laboratorio con interfases muy restrictivas). En este caso, se requiere una evaluación confirmatoria por parte de DUI (dicha evaluación requerirá tiempo y la documentación técnica correspondiente)
- El equipo es para un proyecto de investigación o desarrollo cuyos objetivos trascienden la función de DUI (por ejemplo, cuando se ha aceptado términos contractuales que condicionan la manufactura o adquisición en determinados paises). En este caso, se requiere una evaluación por parte del Vice-Rectorado de Investigación (VRINVE). En caso ésta sea favorable, se firmará un acta por parte de VRINVE ( Acta ) liberándole de los requisitos establecidos por DUI.
