1. Excepto en casos singulares, el software (que incluye al firmware de los computadores) nunca es propiedad del usuario. La adquisición de programas es en realidad la adquisición solamente del derecho de uso del programa, la licencia, bajo términos definidos por el fabricante. El uso de software fuera de esos términos constituye delito contra la propiedad intelectual.

2. Debe instalarse solamente el software necesario para las funciones esperadas del equipo. En la mayoría de los casos, eso se limita al software básico sistema operativo (usualmente Windows 95), aplicativos de oficina y navegación (usualmente Office 97, Internet Explorer 4.01) y el cliente de red (BackOffice 4). Todo computador adquirido para la Universidad debe contar con licencias para el software mencionado (o su equivalente en plataformas Macintosh o Unix), en esas versiones o mas recientes. Las licencias deben corresponder a las versiones. No se puede instalar una versión mas reciente con una licencia de versiones anteriores.

3. Varias de las funciones esperadas del software que no se ha considerado básico en el punto 2 pueden ser cubiertas por el mismo (v.g. FoxPro, Quattro Pro, Instant Artist, o Word Perfect pueden reemplazarse por Office; el cual tiene capacidad de manejar mapas, elaborar gráficos bitmap y vectoriales, efectuar cálculos estadísticos y operaciones de base de datos en pequeña y mediana escala, e incluso desarollo y programación de software).

4. El software para computadores en obsolescencia (v.g. equipos 286 o 386, y/o programas en versión solo DOS, caso WordPerfect DOS, Quattro Pro, FoxPro DOS) también está protegido por sus derechos de autor. Debido a esto no resulta rentable mantener dichos computadores en operación (solo el costo de renovarles las licencias de software supera el costo actual del equipo, un término común de licencia suele ser que para los productos antiguos, la licencia que vale es la de la última versión, al mismo costo). Por simplicidad de mantenimiento puede ser aconsejable tener una sola copia de tal software en un servidor de grupo para ejecutarlo desde el server (aún en este caso, se necesita una licencia por cada máquina que use simultáneamente el software).

5. Naturalmente, las diversas dependencias pueden requerir otro tipo de software y están en libertad de adquirirlo dentro de sus límites presupuestales. No obstante, todo software debe ser adquirido con licencia, la cual se demuestra mediante la existencia de dos documentos : la factura, y el documento de registro o licencia, que deben estar archivados en la Dirección General de Administración (algunas licencias en el Centro de Cómputo). Las adquisiciones de software se efectúan como solicitudes de bienes a través de la Dirección General de Administración, la cual puede requerir la opinión del Centro de Cómputo. 

6. Ciertos productos en particular son de alto costo (v.g. SPSS, ArcInfo, o 3DStudio) y hay que tener mucho cuidado en el uso de las licencias en servidores o esquemas compartidos.

7. El software puede ser compartido, es decir, solamente se adquiere un kit físico (usualmente manuales y discos) y se instala en varios computadores. Aún en este caso, sin embargo, debe existir la licencia de uso para cada computador en donde esté instalado el software (las licencias solas suelen tener un costo bastante menor al kit). Muchas licencias permiten que con una sola licencia se instale el software en un computador y luego se instale en otro, siempre y cuando se des-instale del primero (este puede ser el caso de utilitarios, como los anti-virales, o programas de uso infrecuente).

8. Algunos productos ofrecen versiones de demostración, prueba (trial) o shareware. En estos casos el fabricante impone términos de uso que generalmente limitan el periodo durante el cual el software puede permanecer instalado y/o los usos a los que puede aplicarse. Algunos productos son de distribución enteramente gratuita (v.g. Internet Explorer o Windows Media Player).

9. El software puede ser instalado con facilidad ya sea mediante un medio físico (como CD o diskette) o a través de la red (desde otro servidor en la Universidad, Internet o una conexión telefónica). Un operador hábil puede instalar software sin ser observado minimizando ventanas. Un usuario poco avisor puede instalar software sin darse cuenta al aceptar ofertas de instalación a través de Internet.

10. Los responsables de equipo deben estar familiarizados con sus máquinas y revisarlas periódicamente para detectar software no autorizado. En máquinas Windows la presencia de software puede verificarse en el menú de programas, en el contenido de los discos (win explorer) y en la lista de programas desinstalables (control panel, add/remove software).

11. En el caso de oficinas o laboratorios, los encargados deben ser restrictivos en el acceso, limitando el uso de los equipos a personas de la propia unidad y permitiendo el acceso de terceros solo en casos particulares de razonable confianza. Siempre el usuario debe identificarse con su cuenta y password de la red de la UPCH, nunca debe entrar con una cuenta "prestada". Pueden activarse passwords de BIOS, pero, como en el caso de las llaves, dichos passwords deben estar accesibles a través de personal autorizado en todo momento, a fin de permitir inspecciones (cuando no están disponibles los passwords de BIOS, los técnicos pueden cortocircuitar las baterías y obtener acceso de todas formas, a costa de alterar la configuración).

12. En el caso de ambientes relativamente públicos, como las salas de terminales o los laboratorios de estudiantes o profesores visitantes, los encargados deben reinstalar periódicamente los equipos como una manera práctica de eliminar la presencia de software no autorizado y resolver cambios de configuración y deterioro de la instalación de software, que son inevitables en este tipo de uso.

13. El personal técnico de la División de Servicios Generales puede revisar, re-instalar o des-instalar software. Tiene autorización de eliminar software que no cuente con las licencias debidamente registradas y tiene la prohibición expresa de instalar software que no sea proporcionado por la Universidad con las debidas licencias.

14. La copia de software está restringida por los términos de la licencia. Usualmente se permite mantener copias archivadas como mecanismo de respaldo ("back-up"). Aunque la documentación está también cubierta por los derechos de autor, algunos items (v.g. ejemplos o notas) pueden ser redistribuidos. Solo en algunos casos, el usuario principal puede hacer uso exclusivo del software en una máquina doméstica o portátil. No se permite la copia de programas originales para uso en máquinas para las cuales no haya licencia (esto incluye equipos personales o de estudiantes). La compra o venta de tales copias (v.g. la inclusión de software "de cortesía" en computadores "clones" o compatibles) es un agravante.

Consultas: Centro de Cómputo ( CCUCH@upch.edu.pe)