Listas de Distribución de Correo
FAQmlist.HTM 2006-Oct-11 15:19 Actualizado 2006-Nov-24 15:47

El propósito de esta nota es describir la manera de distribuir correo a listas generales de miembros de la UPCH.

Listas Disponibles:

La relación de listas definidas es la siguiente.

Lista	Miembros	Autorizados a enviar
UPCH	Todas las dependencias y solo los usuarios individuales que voluntariamente lo soliciten.	Todos los inscritos en la lista.
UPCHTOTUS	Todos los usuarios de UPCH.	Rector, Vice-Rectores, Decanos y Secretario General (LogIn oficial o personal).
UPCHINVE	Todos los que alguna vez han sido registrados como participantes en algún proyecto de investigación.	Rector, Vice-Rectores, Decanos y Secretario General (LogIn oficial o personal).
UPCHACAD	Todos los que alguna vez han sido admitidos (incluyendo egresados) en algúna línea, incluyendo matrícula por cursos y educación contínua).	Rector, Vice-Rectores, Decanos y Secretario General (LogIn oficial o personal).
UPCHMxxx	Todos los actualmente matriculados en la línea (carrera) CodLin=xxx	Secretarios Académicos de las Facultades respectivas (LogIn oficial).
UPCHAxxx	Todos los alguna vez admitidos (incluyendo egresados) en la línea (carrera) CodLin=xxx	Secretarios Académicos de las Facultades respectivas (LogIn oficial).
UPCHCxxxxxx	Todos los actualmente matriculados en el curso CodAsigna=xxxxxx, siempre y cuando hayan mas de diez miembros.	Coordinadores y Profesores de los cursos respectivos (LogIn personal).

Por el momento no se crearán otras listas ni se otorgarán permisos de envío que no se encuentren en la tabla precedente. La dirección para envios es el nombre de la lista seguido del símbolo @ y el nombre del dominio upch.edu.pe . Por ejemplo UPCHTOTUS@upch.edu.pe .

Recomendaciones de Uso:

· Ser breve. El límite de envio, 3072 bytes (aproximadamente un cuarto de página (neto)), incluye los encabezados (from, to, cc, etiquetas, etc.) y se consume mas si usan formatos (colores, subrayados, fonts), porque en esos casos el correo se envía en dos copias, una texto simple y otra HTML. Algunos caracteres pueden no ser visibles (por ejemplo el espacio o el tabulador). El uso de algunos editores (por ejemplo Office) puede "inflar" el texto.

· Los remitentes de correo en la UPCH tienen un límite de 32 destinatarios por envio. Dicho límite es modificado para que los autorizados a enviar en listas con muchos miembros puedan hacerlo.

· Revisar bien el texto antes de enviarlo, asegúrese de que está claro y sin ambigüedades. Recuerde la importancia de la gramática y los cambios generacionales en la comprensión del texto escrito. La lista contiene muchos destinatarios, el impacto puede ser grande, e inesperado.

· Use Subject cortos e informativos. Evite el uso de adjetivos desgastados, como “urgente”, o “importante”.

· Colocar anexos en páginas web. Cualquier anexo (por ejemplo afiches, instrucciones, presentaciones) puede superar rápidamente el límite de envío. Es preferible colocar dichos anexos en alguna página web (por ejemplo haciendo uso de los noticieros o los espacios web de las diferentes facultades), e incluir solamente el enlace (link) en el mensaje circular.

· Evitar, aunque no hay ninguna prohibición, formatos y anexos (aparte de los tipos prohibidos, como EXE o ZIP). Algunas personas se las han arreglado para enviar circulares con ambas cosas. No tienen ningún permiso especial, solamente mucha paciencia. En general no se justifica el esfuerzo.

· Recordar que los usuarios con autorización de envio están incluidos en la lista. Si envian un mensaje circular a la lista y no les llega en un plazo razonable (5-10 minutos), entonces el mensaje no ha sido enviado (una razón puede ser un error tipográfico en alguna dirección electrónica).

· Notar que “Actualmente Matriculados” se refiere a registro de matrículas en periodos (semestres por ejemplo) y/o en cursos cuyas fechas de inicio y fin incluyan la fecha de actualización (generalmente la noche anterior), dejando un margen de 28 dias antes del inicio y después del final.

· Tomar en cuenta que la membresía es dinámica, se actualiza diariamente. La conexión de los diferentes miembros está sujeta a la situación de sus equipos y la disponibilidad de sus tiempos. No esperen 100% de cobertura.

· Tener un poco de paciencia. Aunque el envío es inmediato, generalmente dentro de los cinco minutos siguientes al envío, diversas condiciones pueden retrasar o interrumpir los envios circulares. Las listas con muchos miembros demoran mas en distribuirse (el server puede posponer automáticamente el envio para momentos menos congestionados). No aguarden al último momento.

· Evitar responder a la lista. Si desea responder o comentar, es preferible hacerlo al remitente (con copia direcciones específicas que puedan ser relevantes, como los funcionarios de su unidad, administración o gobierno).

· Reducir los riesgos. Aunque las listas tienen acceso controlado, no está demas reducir el riesgo de exposición de la dirección electrónica, recurriendo al hábito de colocar como destinatario visible (“To:”) una dirección inexistente, por ejemplo upch1963@upch.edu.pe, colocando las direcciones de las listas entre los destinarios ocultos (“BCc:” o “CCo:”), de manera que no puedan ser cosechadas en listas de spammers.

· Recordar que solo las personas autorizadas pueden enviar a las respectivas listas. No insista con Servicio Técnico ni en ninguna otra instancia para que envien los mensajes en vez de dichas personas, si no se encuentran disponibles.

· Tener en cuenta los dispositivos legales sobre correo no solicitado (“spam”).

Es posible que su dirección electrónica haya sido incluida en listas de “spam” mantenidas por algunas personas, y es posible que dichas listas se encuentren en direcciones ocultas, fuera del control de DUI.

Modificaciones de Miembros y Permisos:

Las listas se actualizan automáticamente de acuerdo a los registros en la Base de Datos Institucionales. Si tuviera alguna atingencia, comuníquese en primer lugar al funcionario de su Facultad encargado de las cuentas de usuarios y registros (generalmente es el Secretario Académico) y/o el funcionario encargado de los asuntos informáticos (puede ser el representante de su Facultad en el Comité Directivo de la DUI).

Consultas:

Cualquier consulta al respecto se recibe en CCUCH@upch.edu.pe y cualquier consulta respecto a problemas informáticos puede dirigirse a CC2237@upch.edu.pe .