Informe de Actividades [Jul-Dic 1995]

El Plan de Trabajo para el semestre fué aprobado por el Señor Rector el 03 de Julio. El Reglamento del Centro de Cómputo fué aprobado el 05 de Julio por el Consejo Universitario. El Proceso de Implementación empezó el 13 de Julio, con la preparación de un cronograma acordado con el Administrador General.

Este componente abarca la actividad 1 ‘Evaluación/auditoría informática’ del Plan de Corto Plazo. Se ha efectuado un inventario aproximado de hardware (la información digitada del inventario regular de la Universidad aún no está disponible), en base al cual y a la relación de solicitudes de equipos, se ha elaborado un estimado de necesidades para el presente semestre. Se produjo un documento base con los lineamientos para las adquisiciones del semestre. Conforme se esperaba, las necesidades de equipo y suministros informáticos pueden ser agrupadas en dos paquetes semestrales (Octubre y Abril). El trámite para el primer paquete está en curso.

Se han iniciado las pruebas piloto de lo que serán durante 1996 las actividades de mantenimiento reparativo de equipos.

Este componente abarca las actividades 3 ‘Implementación de registros académicos’, 5 ‘Integración de registros y documentos gerenciales’, y 6 ‘Análisis de registros administrativos’.

Se ha incorporado la información académica de la Facultad de Ciencias, con la que yá se tenía elaborada de la Facultad de Medicina, unificándose ambas con la lista de alumnos matriculados de la Secretaría General, y con relaciones preliminares de profesores y trabajadores. A la fecha hay cerca de 8000 personas registradas en la base, con un número muy pequeño de duplicados. Estas personas tienen yá un código identificador interno único. Para los alumnos actualmente matriculados en el pre-grado de Medicina y Ciencias, su historial académico (incluyendo la información del Ciclo Básico) se encuentra computarizada, con un reducido número de inconsistencias y deficiencias (en su mayor parte en los registros de Ciencias, que nó se encontraban en una estructura normalizada mantenida mediante un procedimiento documentado y regular).

No se ha efectuado captación activa de documentación gerencial (actas, reglamentos, informes) por no contarse con la red instalada.

Administración General concertó, con anterioridad a la puesta en funciones del Centro de Cómputo, un contrato de servicios para el sistema de Contabilidad. La persona contratada fué felizmente seleccionada también como parte del personal regular del Centro de Cómputo. Coordinando los requerimientos del mencionado contrato con el Plan de Corto Plazo, se efectuó el análisis preliminar de los registros administrativos (contabilidad, tesorería, y personal), preparándose una estrategia de trabajo a ejecutarse sobre la red instalada. Como parte de los términos de referencia del contrato mencionado, se completó el diseño y desarrollo de un sub-sistema para la División de Contabilidad. El sub-sistema implementa la re-organizaciión del Plan de Cuentas, y está siendo alimentado con la información retrospectiva del año 1995, además de la información actualmente producida.

Este componente abarca las actividades 2 ‘Re-distribución de red interna’ y 7 ‘Conexión a Internet’.

Con el equipo y suministros para la re-conexión de urgencia (con prioridad para el primer piso del local Central y el edificio de Biblioteca) desaduanado se ha tendido un cable provisional de conexión (coaxial 10Base2) entre el Centro de Cómputo y el Pabellón Central, y se está tendiendo otro con el Edificio de Biblioteca. El servidor central está instalado y configurado en Microsoft Windows NT. Se han iniciado los estudios para la instalación de un eje (‘backbone’) central y se han solicitado cotizaciones para la primera etapa de dicho eje. Se están instalando tres pozos de tierra interconectados para el Pabellón Central, y se conectarán a una línea eléctrica provisional destinada a dispositivos de cómputo en el primer piso del edificio central. Las evaluaciones efectuadas a la fecha establecen que solo los pozos de tierra del nuevo Pabellón de Ciencias se encuentran cumpliendo su función. El pozo de tierra del local que usaba el proyecto PROCAME requiere mantenimiento. Ninguno de los demás pozos de tierra se encuentra operativo. Así mismo se há planificado la modificación necesaria de los ductos para el paso del eje central de la red.

En vista del grado de avance y los cambios en la oferta tecnológica local, se ha pospuesto hasta Enero la conexión Internet dedicada, manteniéndose la conexión de correo electrónico por llamada, cuyos costos se han reducido considerablemente.

Este componente abarca la actividad 4 ‘Capacitación en servicio de personal’. Se están revisando los procedimientos y criterios de certificación en tecnología de la información. No se ha avanzado más en este componente por el retraso en el equipamiento necesario para la implementación de los otros dos, la red y la base de datos.

Los contratos de personal técnico regular para el período (dos plazas a medio tiempo y una a tiempo parcial) se solicitaron el 17 de Julio. Los pagos correspondientes empezaron a ejecutarse desde el mes de Setiembre.

La transferencia bancaria para la primera adquisición de computadores (Zeos International) se solicitó el 21 de Julio. Los fabricantes enviaron el equipo el 02 de Agosto. Los computadores fueron recibidos en Centro de Cómputo el 8 de Setiembre.

La orden de compra para la adquisición local (Artisoft, Planex Amperusa) a precio CIF de la primera parte del software de red se solicitó el 01 de Agosto. El representante local completó la entrega el 14 de Setiembre. El pago fué efectuado el 25 de Octubre.

La transferencia bancaria para la primera adquisición de equipos de soporte (Blejer Industries) por importación directa se solicitó el 24 de Agosto. Una segunda adquisición, al mismo proveedor, fué solcitada el 11 de Setiembre. Las transferencias se realizaron el 8 y 15 de Setiembre. Los embarques fueron despachados el 30 de Setiembre y el 23 de Octubre. Los equipos fueron recibidos en Centro de Cómputo los dias 23 y 30 de Noviembre.

Debido a un requerimiento extraordinario de OICYT, se efectuó una segunda adquisición de computadores (Zeos), solicitándose la transferencia respectiva el 11 de Setiembre. El pago recién fué efectuado el 24 de Octubre. Los computadores fueron despachados el 16 de Octubre. Los computadores fueron recibidos en Centro de Cómputo el 9 de Noviembre. Debido al retraso en la recepción los embarques mencionados en el párrafo anterior, fueron entregados a OICYT recién el 13 de Diciembre.

Con fecha 7 de Noviembre se han emitido solicitudes de cotización de diversos equipos, correspondientes al programa de adquisiciones informáticas del presente semestre. Con fecha 12 de Diciembre se ha ordenado la compra de Software (Microsoft, Graña y Montero) a precio educacional en compra local. Con fecha 13 de Diciembre se ha ordenado la compra de equipos y suministros (Blejer Industries) por importación directa. Con fecha 14 de Diciembre se ha ordenado la compra de computadores (Gateway 2000) y banco MEDLINE (Aries Systems Corporation) por importación directa.

El presupuesto originalmente solicitado en Julio, US$72,490.30, no incluía los requerimientos de equipo para las diversas unidades operativas, los cuales fueron consolidados en el Programa de Adquisiciones Informáticas 1995-II, el cual se estimó en un total de US$222,671.14 solicitados en Diciembre. A la fecha, los egresos incurridos se pueden resumir como sigue :

La clasificación es aproximada (algunos items de software y suministros se han incluido bajo el rubro hardware). Bajo la columna ‘Administración Central’ se han colocado las previsiones del Programa de Adquisiciones 1995-II, las cuales se distribuirán aproximadamente en partes iguales a Presupuesto Central y Presupuestos Propios, cuando los productos adquiridos sean asignados a las unidades operativas. Los gastos por recursos propios del Centro de Cómputo se reseñan en columna aparte, dado que constityen en efecto un aporte a las actividades del Plan. Estos estimados no incluyen : (i) los beneficios sociales aplicados a los salarios del Personal, (ii) los gastos de desaduanaje de las importaciones, (iii) las adquisiciones de materiales eléctricos, servicios de técnico electricista y servicios de chofer gestionados a través de Logística, (iv) los gastos de la línea telefónica 482-6632, (v) la contribución salarial a través de la dedicación de tiempo de profesores del Dpto. de Física y Matemáticas, (vi) los gastos de instalación de una línea telefónica adicional.

En total estimamos que (i) los gastos informáticos efectuados por la UPCH durante el semestre fueron inferiores al 4% del ingreso presupuestal total de la UPCH durante el año, y (ii) las actividades del Centro de Cómputo constituyeron algo menos del 25% de los gastos informáticos totales.

El elemento determinante en este período ha sido el retraso en el proceso de adquisiciones. Este retraso ha tenido un impacto importante sobre el cronograma de corto plazo. Se ha efectuado una re-programación de tareas, de manera que el retraso se compense.