2004-Mar-08

 

Recomendaciones del Centro de Cómputo
sobre la Organización de los Recursos Informáticos
de la Universidad Peruana Cayetano Heredia.

 

La organización de los recursos informáticos en la UPCH encara una crisis de desarrollo.
Para resolver esta crisis las autoridades deben considerar dos problemas en el plazo inmediato:

• El primer problema es la estructura organizativa, y tiene dos opciones de solución: (a) unificar ahora los recursos informáticos de Gobierno y Administración bajo una sola entidad con rango de Dirección Universitaria o (b) mantener una situación fragmentada. Decidirse por la primera opción requiere sine qua non un respaldo político y financiero decidido y mayoritario.
  
  
• El segundo problema, que surge si se opta por la unificación, es la asignación de la responsabilidad de Dirección, que tiene dos opciones (a) el actual Director de Centro de Cómputo o (b) un nuevo Director. En el caso de no unificar, Centro de Cómputo deja de tener razón de ser. En el caso de unificar bajo un nuevo Director, la transferencia de recursos y funciones debe hacerse en un plazo breve (en el orden de 4-8 semanas).

CC concuerda en que la elección debe tomarse teniendo en mente los principios y fines de la Universidad.

 

A continuación se formulan recomendaciones específicas de organización en la hipótesis de que CC seguirá a cargo. Estimamos que varias de estas recomendaciones son igualmente válidas en otros escenarios.

 

Las presentes recomendaciones aplican los principios y normas establecidos por
el estatuto de la UPCH ( http://www.upch.edu.pe/CCUCH/CCI/ET2C11CC.htm ),
el reglamento ( http://www.upch.edu.pe/CCUCH/CCI/RegCU95.htm ),
la propuesta ( http://www.upch.edu.pe/CCUCH/CCI/Prop1995.htm ),
los lineamientos de arquitectura ( http://www.upch.edu.pe/CCUCH/CCI/CCaris03.htm ),
y el plan operativo 2004 ( http://www.upch.edu.pe/CCUCH/CCI/P2004.htm )
del Centro de Cómputo.

 

1)      Las recomendaciones de acción a corto plazo son las siguientes:

(a) El Centro de Cómputo (CC) asumirá la responsabilidad de conducir la unificación. CC mantiene su dependencia directa del Rectorado.

(b) La Comisión Consultiva Informática (CCI), ampliará su actual composición (representantes designados por el Rectorado, las Facultades y la Escuela de Postgrado, con la necesaria renovación a criterio de las autoridades correspondientes) con representantes de los Vice-Rectorados y la Dirección General de Administración. Su presidencia la ejerce CC.

(c) CC reforzará sus tres órganos de línea y su órgano de apoyo, cuyas funciones resumimos:

Soporte y Capacitación: apoyo técnico (remoto e in situ) y capacitación continua de usuarios, mantenimiento preventivo y reparativo de sistemas.
Aplicaciones y Base de Datos: diseño y desarrollo de aplicaciones, diseño y administración de la base de datos, diseño, desarrollo y mantenimiento del sistema y sub-sistemas de información.
Hardware y Sistemas: diseño, implementación y mantenimiento de la infraestructura de la red.
Operaciones: apoyo y mantenimiento interno, archivo, biblioteca de software, respaldo, administración y secretaría internas.

(d) Las unidades de cómputo (o similares) de todas las áreas de Gobierno y Administración (incluyendo, pero no limitándose a, Administración/Sistemas, Administración/Servicios Generales/Soporte Técnico, DUIICT/Cómputo y VRAc/Virtual) cesarán en sus funciones, pasando su personal y equipos inmediatamente a depender de CC (asignándolos a los órganos de línea correspondientes). Solo CC efectuará actividades informáticas en GYA.

(e) El presupuesto y plan operativos presentados por CC para 2004, serán revisados, incorporando las partidas de presupuesto de las unidades absorbidas y proponiendo las modificaciones necesarias para poder atender sus funciones.

(f) Todas las decisiones de adquisición de equipos (hardware y software) y contratación de personal o servicios informáticos para todas las instancias de la Universidad deberán ser tomadas en el marco de un plan anual (que incluya planes mayoristas y la previsión de excepciones coyunturales) concertado en CCI y requerirán la aprobación de CC (aplicándose un principio de silencio administrativo positivo).

2)      Los lineamientos de acción a mediano plazo son los siguientes:

(a) CC se convertirá en Dirección Universitaria de Informática (DUI) dentro de los plazos y mecanismos que las normas universitarias determinen. La DUI ampliará su organigrama, creándose sub-divisiones de los órganos de línea y apoyo, en la medida en que los planes operativos anuales sean aprobados, como respuesta a la demanda del crecimiento de la Universidad.

(b) Como consecuencia de lo anterior, se incrementarán los recursos humanos y materiales de DUI, de manera que se mantenga el equilibrio costo-beneficio entre la calidad y cantidad de los recursos y la atención de la demanda. La procedencia de estos recursos, interna o tercerizada se decidirá analizando el costo-beneficio en cada caso. La política de recursos humanos en DUI deberá considerar procedimientos de rotación, renovación y sucesión que equilibren la acumulación de experiencia con la necesidad de actualización.

(c) La DUI administrará su presupuesto y plan operativo como un acuerdo de nivel de servicios, por el cual la Universidad fijará objetivos específicos evaluables, no solo en su alcance, sino en su costo-efectividad. DUI ofrecerá servicios complementarios que pueden ser cargados a las unidades de manera proporcional a la demanda (que se prevé será creciente). Como tendencia general, el presupuesto de GYA asignado a DUI como gasto fijo deberá reducirse progresivamente, aumentando el gasto variable cargado a las unidades, permitiendo una auto-regulación de acuerdo a la necesidad.

(d) El nivel tecnológico informático que la Universidad mantendrá debe ser fruto de un continuo análisis de las ventajas comparativas y los costos de las diferentes opciones disponibles (no puede haber un endose ciego ni adelantado por una u otra tecnología ni menos una respuesta emocional a su popularidad o la presión de ventas). El análisis en cuestión debe considerar los requerimientos informáticos en el marco de los fines y estrategias de la Universidad.

(e) Las áreas de gestión pueden tener desarrollos informáticos de su iniciativa en investigación, docencia, y servicio dentro de sus áreas de competencia (que son, al final de cuentas, la razón de ser de la Universidad). La DUI buscará ofrecerles los recursos necesarios, facilidades de trabajo y opciones competitivas, respetando la autonomía de dichas unidades. Al mismo tiempo la DUI deberá intervenir cuando las acciones de dichas áreas puedan interferir con las funciones institucionales.

3)      Las disposiciones complementarias recomendadas son las siguientes:

(a) El personal actualmente en CC a tiempo parcial pasa a TC, mediante mecanismos de licencia o transferencia de sus respectivas Facultades (los cursos comprometidos para el 2004 seguirán cubiertos). CC incrementará su personal para cubrir la demanda inmediata.

(b) CC tomará control provisional de los ambientes de trabajo de las unidades absorbidas, incluyendo los gabinetes de concentración en los edificios. CC solicitará espacio adicional de acuerdo a las necesidades.

(c) CC presentará a Rectorado los siguientes documentos en un plazo de 30 días útiles, sujetos a evaluación trimestral:

 Plan Estratégico de Sistemas de Información de la UPCH.
 Manual de Organización y Funciones de CC.
 Manual de Operaciones y Procedimientos de CC.
 Planes Informáticos Específicos para DGA, DUIICT y GYA.
 Plan Operativo y Presupuesto 2004 de CC.
 Reglamento de Recursos Informáticos de la UPCH.
 Plan de Adquisiciones y Contrataciones Informáticas 2004.

Bajo estas recomendaciones, las necesidades informáticas de todas las unidades son canalizadas (a) como propuestas de nivel estratégico discutidas por CCI o (b) como necesidades específicas (por ejemplo reparaciones, adquisiciones o desarrollos) procesadas por CC. Las normas que regulen estos procesos estarán precisadas en el Manual de Organización y Funciones, el Manual de Operaciones y Procedimientos y el Reglamento de Recursos Informáticos. El nivel de servicio (por ejemplo los tiempos de respuesta o el grado de rendimiento de los servicios) estará especificado en el Plan Operativo anual, con el respectivo respaldo presupuestal. Las normas y el plan especifican los servicios cubiertos por presupuesto central y las opciones para las necesidades no cubiertas. La relación con las áreas de gestión (Facultades) es de servicio: CC les provee de manera costo-efectiva una infraestructura básica de servicios informáticos que les permita desarrollar de manera competitiva.

 

Las prioridades inmediatas son (a) remover los obstáculos a la seguridad y eficiencia en los sistemas informáticos administrativos, (b) organizar e incrementar la prestación de apoyo al usuario final, (c) unificar los procesos de información a los usuarios, (d) asegurar los puntos vulnerables y mantener el crecimiento de la red y (e) ordenar el ciclo de aprovisionamiento de recursos informáticos.

 

Miguel Campos Sánchez, MD, PhD, Director, Centro de Cómputo

Documentación de referencia: http://www.upch.edu.pe/CCUCH/CCI .